Logiciel de gestion de sinistres : tableur, CRM généraliste ou outil métier ?

Tous les cabinets d’expertise d’assuré commencent sur un tableur, et la plupart y restent un an de trop. La question n’est pas de savoir si un tableur peut suivre des sinistres (il le peut), mais ce qu’il vous coûte quand il le fait : la relance oubliée, la photo restée sur l’autre téléphone, l’assuré qui a appelé trois fois. Voici une comparaison sans détour des trois options qu’un cabinet a réellement, avec le moment où chacune cesse d’avoir du sens.

Option 1 : le tableur

Une ligne par sinistre, une colonne par information, des couleurs pour l’étape. Ça ne coûte rien, tout le monde comprend, et pour les quinze premiers dossiers ça marche.

Où ça casse. Un tableur ne fait rien tout seul. Il ne relance pas la compagnie, il ne prévient pas l’assuré que la visite est fixée, il ne remarque pas qu’un dossier est « en attente de proposition » depuis trois semaines. Chaque action dépend encore de quelqu’un qui regarde la bonne ligne le bon jour. Les pièces vivent ailleurs, en général à trois endroits. Et quand une deuxième personne arrive, le tableur devient deux tableurs et une dispute hebdomadaire sur celui qui a raison.

Restez-y si : vous traitez moins de dix dossiers à la fois, seul, et que l’administratif vous plaît.

Option 2 : un CRM généraliste avec un modèle « sinistres »

HubSpot, Pipedrive, Zoho et consorts vous laisseront renommer « affaire » en « sinistre » et construire un pipeline. Ce sont de bons produits pour vendre. Ils sont mal adaptés à la gestion de sinistres, pour une raison qui n’apparaît qu’une fois dedans : au centre d’un CRM il y a une personne, et un sinistre n’est pas une personne.

Où ça casse. La compagnie, son expert, l’assuré et l’entreprise sont quatre parties sur un même dossier, et un CRM veut faire de chacune un contact avec son propre pipeline. Les champs qui comptent (numéro de sinistre, date et nature, provision, proposition, indemnité, honoraires) doivent être créés, placés, expliqués. Les automatisations existent, mais chacune se construit à partir d’une page blanche, et la première fois qu’une séquence écrit à l’expert de la compagnie « Bonjour, je voulais savoir si vous aviez bien reçu ma proposition commerciale », vous comprendrez pourquoi ça compte. Vous devenez l’administrateur système non rémunéré du cabinet.

Choisissez-le si : vous y gérez déjà une activité commerciale et que quelqu’un chez vous aime paramétrer des logiciels.

Option 3 : un logiciel de gestion de sinistres conçu pour le métier

Un logiciel construit autour du parcours d’un sinistre arrive avec les six étapes, la fiche sinistre, les relances et les messages à l’assuré déjà en place. Vous changez les mots, pas la structure. En contrepartie, il fait moins de choses en dehors du sinistre : ce n’est pas une suite marketing et il n’enverra pas votre lettre d’information.

Où ça casse. La plupart des produits métier sont américains, facturés en dollars, et parlent de carriers et de public adjusters. Certains sont conçus pour les compagnies et leurs experts plutôt que pour le côté de l’assuré, et ça se voit dans le parcours. D’autres sont si complets qu’un cabinet de deux personnes paie la liste de fonctionnalités d’un service sinistres.

Choisissez-le si : vous avez plus de quinze dossiers ouverts en même temps, vous voulez que les relances se fassent sans vous, et vous préférez passer les heures sur les dossiers plutôt que sur le système.

La comparaison en un tableau

	Tableur	CRM généraliste	Outil métier
Fiche sinistre avec les bons champs	À construire	À construire	Incluse
Relances de la compagnie programmées	Non	À construire	Incluses
Information de l’assuré à chaque étape	Non	À construire	Incluse
Pièces et photos dans le dossier	Disque à part	Pièces jointes sur un contact	Incluses
Alerte dossier bloqué	Non	Possible	Incluse
Utilisable sur place, sur téléphone	Mal	Oui	Oui
Temps de mise en place	Une heure	Des jours, voire des semaines	Une journée, faite pour vous
Coût mensuel pour un petit cabinet	0 €	50 à 150 € par utilisateur	80 à 200 € par cabinet

La règle honnête

Comptez les dossiers ouverts aujourd’hui. Moins de dix : gardez le tableur et mettez l’argent dans un meilleur appareil photo. Entre dix et vingt : vous êtes au point où une relance manquée coûte plus que le logiciel. Au-delà de vingt, à deux ou plus, la seule question est celle du produit, et les six critères sont les mêmes quel que soit le nom sur la boîte.

ClaimFlow est l’option métier, facturée par cabinet et non par utilisateur, avec les fonctionnalités exposées sans détour et la mise en place faite pour vous après une démo.