La plupart des cabinets d’expertise d’assuré sont créés par quelqu’un qui a passé des années de l’autre côté : un expert de compagnie, un gestionnaire sinistres, un professionnel du bâtiment qui en a eu assez de voir des assurés mal indemnisés. Il connaît les sinistres. Ce qu’il ne connaît en général pas, c’est la gestion d’un cabinet, et la première année se passe à découvrir que l’administratif, c’est le métier. Voici la boîte à outils d’un cabinet qui démarre aujourd’hui : ce qu’il faut dès le premier jour, ce qui peut attendre, et le coût total.
Avant les outils : trois préalables
- La structure et l’assurance. Une société ou une entreprise individuelle, un compte bancaire professionnel, et une responsabilité civile professionnelle. Des assurés et des compagnies vous demanderont l’attestation.
- Le contrat d’honoraires. Votre mandat type, avec la base des honoraires, l’information précontractuelle et, pour les contrats signés chez l’assuré, le formulaire de rétractation de quatorze jours. Rédigé une fois avec un conseil, utilisé sur chaque dossier.
- Le RGPD. Un registre des traitements simple, une mention d’information pour les assurés, un contrat avec chaque sous-traitant qui héberge vos données. Une demi-journée, à faire avant le premier dossier.
Jour un : les outils
Messagerie et agenda : Google Workspace ou Microsoft 365
Votre propre nom de domaine, une boîte pour vous et une boîte « sinistres@ » qu’une deuxième personne pourra partager plus tard. Six à douze euros par mois et par personne. On ne gère pas des dossiers de sinistres depuis une adresse gratuite.
Gestion de sinistres : un seul système pour le dossier, les pièces et les échanges
C’est la décision qui compte. La tentation, c’est un tableur « en attendant d’être occupé », mais occupé est exactement le moment où vous n’aurez pas le temps de migrer, et un cabinet qui démarre sur un vrai système n’a jamais à le faire. Ce dont il a besoin est décrit dans les six critères d’un logiciel pour expert d’assuré : un pipeline en six étapes, une fiche sinistre avec les bons champs, des relances de compagnies programmées, un espace assuré, les pièces dans le dossier, une application mobile. Comptez 80 à 200 € HT par mois pour un cabinet d’une ou deux personnes. ClaimFlow démarre à 89 €.
Un numéro qui n’est pas votre portable personnel
Un numéro professionnel qui sonne sur votre mobile, avec une messagerie transcrite par e-mail, et idéalement des notes d’appel qui arrivent dans le dossier. Dix à trente euros par mois.
Comptabilité et facturation
La facture d’honoraires au règlement, la TVA le cas échéant, les déclarations. Quinze à quarante euros par mois pour un outil en ligne relié à la banque dès le premier jour ; la première chose que demande un expert-comptable, c’est le flux bancaire.
Signature électronique
Le contrat d’honoraires signé sur un téléphone, à la table de la cuisine, avant de partir. Beaucoup de logiciels métier l’incluent ; sinon un outil dédié coûte dix à vingt euros par mois.
Un site d’une page
Qui vous êtes, ce que vous faites, votre zone d’intervention, comment vous joindre, et vos mentions légales. Une page bien faite vaut mieux que dix pages à moitié finies. Dix euros par mois d’hébergement et de nom de domaine.
Ce qui peut attendre
- Le logiciel de chiffrage. Tant que vous ne produisez pas vos propres chiffrages en volume, les devis d’entreprises et le chiffrage de la compagnie sont votre point de départ.
- L’automatisation marketing. Vos dix premiers dossiers viendront de gens qui vous connaissent, pas d’un tunnel de conversion.
- Un deuxième accès à quoi que ce soit. Achetez-le quand la deuxième personne arrive, pas avant.
- Le « branding ». Un nom clair et une réponse franche au téléphone, c’est la marque.
Le total
Messagerie, logiciel de gestion, téléphone, comptabilité, signature et site : entre 130 et 300 € par mois selon les choix, pour un cabinet d’une personne. Un seul dossier indemnisé en paie une année. L’erreur n’est pas de dépenser trop en logiciels ; c’est de ne rien dépenser et de payer en heures, chaque semaine, pendant les deux premières années.
Comment traiter les premiers dossiers
Faites passer chaque dossier, y compris le premier, par le pipeline en six étapes complet, relances activées. Vous aurez l’impression que c’est trop pour trois dossiers. Ce n’est pas le cas : vous construisez les habitudes et la qualité de dossier sur lesquelles les compagnies, les médiateurs et les prochains assurés vous jugeront, et vous les construisez pendant que vous avez encore le temps de les faire bien.
Pour aller plus loin
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